MGR

Planning- en controlcyclus
De planning- en controlcyclus bestaat in hoofdlijnen uit drie onderdelen: de begroting, de kwartaalrapportages en de jaarrekening. Onderstaand beschrijven wij het proces voor ieder van deze onderdelen en gaan we specifiek in op de betrokkenheid van de gemeenten bij elk van deze onderdelen. Uiteraard betreft dit een minder statisch proces dan hierdoor wordt gesuggereerd.

De begroting vormt het inhoudelijke en financiële kader voor het handelen van de MGR in het betreffende jaar. Wij zien de begroting daarmee als instrument om ook te voldoen aan de wettelijke eis om jaarlijks beleidsmatige en financiële kaders op te stellen. Het proces in aanloop naar de vaststelling van de begroting ziet er als volgt uit:

- Begin januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de begroting gaat (t-1) stuurt de MGR een korte brief naar de raden waarin aangegeven wordt wat volgens het bestuur van de MGR de hoofdpunten zullen worden voor het betreffende jaar en daarmee voor de begroting. Deze brief kan ook melden dat de koers van het afgelopen jaar wordt voortgezet en dat herijking van beleid volgens het bestuur niet noodzakelijk is voor het komende jaar. De raden worden in de gelegenheid gesteld om vóór 1 maart een reactie te geven op deze brief en om daarmee vooraf aandachtspunten of kaders mee te geven die gebruikt kunnen worden bij het opstellen van de begroting.

- Deze kaders, evenals de begrotingsrichtlijnen die worden opgesteld door de regionale adviesfunctie, worden benut bij het opstellen van de begroting, die als ontwerpbegroting vóór 15 april door het dagelijks bestuur van de MGR aan de raden wordt toegestuurd.

- De gemeenteraden kunnen binnen acht weken bij het DB hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het DB voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting en biedt dit aan het AB aan.

- Het AB stelt de begroting voor 15 juli vast in het jaar dat voor het begrotingsjaar is. De definitieve begroting wordt vervolgens aangeboden aan de gemeenteraden en aan Gedeputeerde Staten.

Kwartaalrapportages
Vier maal per jaar ontvangen de gemeenten een kwartaalrapportage van het bestuur van de MGR. In de kwartaalrapportages gaan we in op de ontwikkelingen binnen de MGR, zowel financieel als inhoudelijk, zowel voor alle modules als voor de platformfunctie. De begroting van de MGR dient daarvoor als basis. De kwartaalverslagen worden vóór 15 mei, 15 augustus, 15 november, 15 februari van ieder jaar naar de raad gezonden.
In het inhoudelijke deel van de rapportage beschrijft de werkwijze en prestaties van de MGR in het betreffende kwartaal. Dit doen we voor de beleidsinhoudelijke modules, onder meer aan de hand van inhoudelijke indicatoren, waar we verderop in dit hoofdstuk op ingaan. Daarnaast geven we voor elke module en voor de ondersteuning van de platformfunctie in de kwartaalrapportage informatie over de financiële positie en de voortgang ten opzichte van de begroting. Daarnaast is er een doorkijk naar het financiële resultaat aan het einde van het jaar.

Jaarrekening In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd, zowel financieel als inhoudelijk, over het voorgaande jaar. Het proces in aanloop naar de vaststelling van de jaarrekening loopt grotendeels gelijk op met het proces voor de begroting voor twee jaar daarna en ziet er als volgt uit:
§ Het dagelijks bestuur biedt de jaarrekening, samen met de accountantsverklaring, vóór 1 april en zo mogelijk eerder aan het algemeen bestuur en de raden aan.

- De gemeenteraden kunnen binnen acht weken bij het DB hun zienswijze over de jaarrekening kenbaar maken. Het DB voegt de zienswijzen bij de jaarrekening en biedt deze aan het algemeen bestuur ter vaststelling aan.

- Het AB stelt de jaarrekening vast vóór 1 juli volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft vast. De definitieve jaarrekening wordt vervolgens aangeboden aan de gemeenteraden en aan Gedeputeerde Staten.